Rekisteriseloste
24.5.2018
Henkilötietolaki (523/1999) 10§
EU:n yleinen
tietosuoja-asetus EU 2016/679
Tietosuoja-asetuksen
30§ Seloste käsittelytoimista.
|
Rekisterinpitäjä:
Pihkainmäen kyläyhdistys ry
Pihkamutka 4, 71570 Syvänniemi
pihkainmaen.kylayhdistys@gmail.com
|
Rekisteristä vastaava
yhteyshenkilö
Kyläyhdistyksen puheenjohtaja Päivi Kokkoniemi, p. 044 988 2835
|
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Pihkainmäen kyläyhdistyksen toimintaan ja harrastuksiin osallistuvien
jäsen- ja harrastemaksujen maksaneiden henkilöiden tiedot. Jäsen- ja harrastemaksujen maksaminen on
edellytys harrastus- ja talkootoiminnalle sekä niiden vakuutukselle.
Kyläyhdistyksen hallituksen jäsenten nimilista löytyy www-sivuiltamme informaation vuoksi.
PRH:lle
on pitänyt ilmoittaa kyläyhdistyksen nimenkirjoitusoikeutettujen
henkilötiedot. PRH-lomakkeet on tallennettu pilvipalveluumme.
Kyläyhdistyksen toiminnassa mukana olevien,
osallistujalistoja käsittelevien vetäjien sekä henkilötietoja käsittelevien
henkilöiden kanssa käydään läpi salassapito ja kuvaus tietojen
käsittelystä.
|
Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä on tieto kyläyhdistyksen jäsen- ja harrastemaksujen maksaneiden henkilöiden
nimistä ja heidän puhelinnumeroista. Puhelinnumeron voi halutessaan luovuttaa
kyläyhdistyksen puhelimeen tiedottamista varten. Harrasteisiin osallistuvien
lasten huoltajien yhteystiedot ovat välttämättömät, jotta huoltajiin
voidaan olla yhteyksissä, jos jotain sattuu. Emme käsittele muita tietoja
kuten, henkilötunnuksia.
Kesätoimintaan osallistuvien nuorten työsopimuksia varten
kerätään heidän henkilötunnukset sekä muut viranomaistiedot. Sopimus
tehdään käsin, yksi nuorelle itselleen ja yksi kappale skannataan ja
lähetetään kyläyhdistyksen Dropbox pilvipalveluun säilytettäväksi lakisääteisen
ajan.
|
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan kyläyhdistyksen tiliotteesta jäsen- ja
harrastemaksujen maksaneelta henkilöltä, joka ilmoittaa
pankkisuoritteen ilmoituskentässä jäsenmaksun maksajan nimen tai
perhekunnan nimet. Tai rekisteritiedot saadaan harrasteisiin
osallistuvien yhteystietolomakkeesta, jonka vetäjät jakavat. Vetäjät
toimittavat lomakkeet kyläyhdistykse rahastonhoitajalle jäsenluettelon
ja maksujen seurantaa varten. Rahastonhoitaja hävittää lomakkeet kauden
päätteeksi.
|
Tietojen säännönmukaiset luovutukset Vuoden 2018 kesätoimintaan osallistuvan nuoren työsopimustiedot on luovutettu Osuuspankille, palkka-avustushakemusta varten.
Kalakukko
ry:ltä haettua avustusta varten vuoden 2017 toimintaan, piti heille
luovuttaa osallistuvien nuorten työsopimukset sekä kirjanpitomme
pääkirja, jossa oli toimintaan
osallistujien lasten nimet.
Kesätoimintaan
osallistuneilta kerättiin sairaus- ja allergiatiedot turvallisuuden
vuoksi. Sekä syntymävuosi, koska toiminta oli rajattu tietyn ikäisille. Lisäksi vanhempien yhteystiedot.
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansiin maihin, kansainvälisiin järjestöihin, EU:n
tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja ei käsitellä internetissä eikä
sosiaalisessa mediassa.
|
Tiedot kerätään tiliotteista ja tallennetaan ainoastaan
erilliseen excel-taulukkoon jäsenrekisteriksi. Rekisterin tiedot
säilytetään kalenterivuoden ajan, jonka jälkeen tiedosto hävitetään ja
paperiset osallistujaluettelot poltetaan. Tiliotteet säilytetään
kirjanpitolain edellyttämän ajan.
Tiliotteet ja jäsenrekisteritaulukko ovat tallennettu
kyläyhdistyksen pilvipalveluun, jonne vain kyläyhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden
omaavilla jäsenillä on pääsy henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla
(puheenjohtajat, sihteeri ja rahastonhoitaja).
Harrastuksiin
osallistujista kasataan paperinen nimilista, osallistujamäärän
seuraamisen vuoksi. Lista kulkee aina ryhmän vetäjän mukana. Sen
käsittely on rajattu vain ryhmän vetäjille. Osallistujaluettelot
toimitetaan rahastonhoitajalle toimintakauden päätyttyä hävitettäväksi.
Kyläyhdistys ei käytä siirrettäviä tietovälineitä, kuten
muistitikkuja jäsenrekisteritietojen säilyttämiseen.
Yksityishenkilöllä on oikeus pyytää ja nähdä omat tietonsa. Vain
rekisterin pitäjä voi luovuttaa tiedot tunnistetulle henkilölle.
|
Muut henkilötietojen ja muiden aineistojen, kuten valokuvien käsittelyt
Kyläyhdistyksen toiminnassa työsuhteessa olevien työsopimukset
ja henkilötiedot säilytetään suojatussa ja rajatussa pilvipalvelussamme,
jonne vain kyläyhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden omaavilla jäsenillä on
pääsy henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla (puheenjohtajat, sihteeri ja
rahastonhoitaja).
Toiminnan vaatiessa erillisiä henkilötietoja, perustamme rajatun
kansion pilvipalveluumme, minne vain kyseessä olevasta toiminnasta vastaava
henkilö pääsee.
Kyläyhdistys saattaa ottaa valokuvia järjestämissään
tilaisuuksissa ja julkaista niitä omilla foorumeillaan. Tiedotamme
kuvaamisesta tapahtumissa. Mikäli henkilö ei halua esiintyä kuvissa, on hänen
ilmoitettava asiasta kuvaajalle. |