JÄSENREKISTERISELOSTE

Rekisteriseloste 24.5.2018
Henkilötietolaki (523/1999) 10§

EU:n yleinen tietosuoja-asetus EU 2016/679

Tietosuoja-asetuksen 30§ Seloste käsittelytoimista.

Rekisterinpitäjä: Pihkainmäen kyläyhdistys ry
Pihkamutka 4, 71570 Syvänniemi
pihkainmaen.kylayhdistys@gmail.com

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Kyläyhdistyksen puheenjohtaja Päivi Kokkoniemi, p. 044 988 2835

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Pihkainmäen kyläyhdistyksen toimintaan ja harrastuksiin osallistuvien jäsen- ja harrastemaksujen maksaneiden henkilöiden tiedot. Jäsen- ja harrastemaksujen maksaminen on edellytys harrastus- ja talkootoiminnalle sekä niiden vakuutukselle.

Kyläyhdistyksen hallituksen jäsenten nimilista löytyy www-sivuiltamme informaation vuoksi.

PRH:lle on pitänyt ilmoittaa kyläyhdistyksen nimenkirjoitusoikeutettujen henkilötiedot. PRH-lomakkeet on tallennettu pilvipalveluumme.

Kyläyhdistyksen toiminnassa mukana olevien, osallistujalistoja käsittelevien vetäjien sekä henkilötietoja käsittelevien henkilöiden kanssa käydään läpi salassapito ja kuvaus tietojen käsittelystä. 

Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä on tieto kyläyhdistyksen jäsen- ja harrastemaksujen maksaneiden henkilöiden nimistä ja heidän puhelinnumeroista. Puhelinnumeron voi halutessaan luovuttaa kyläyhdistyksen puhelimeen tiedottamista varten. Harrasteisiin osallistuvien lasten huoltajien yhteystiedot ovat välttämättömät, jotta huoltajiin voidaan olla yhteyksissä, jos jotain sattuu. Emme käsittele muita tietoja kuten, henkilötunnuksia.

Kesätoimintaan osallistuvien nuorten työsopimuksia varten kerätään heidän henkilötunnukset sekä muut viranomaistiedot. Sopimus tehdään käsin, yksi nuorelle itselleen ja yksi kappale skannataan ja lähetetään kyläyhdistyksen Dropbox pilvipalveluun säilytettäväksi lakisääteisen ajan.

Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan kyläyhdistyksen tiliotteesta jäsen- ja harrastemaksujen maksaneelta henkilöltä, joka ilmoittaa pankkisuoritteen ilmoituskentässä jäsenmaksun maksajan nimen tai perhekunnan nimet. Tai rekisteritiedot saadaan harrasteisiin osallistuvien yhteystietolomakkeesta, jonka vetäjät jakavat. Vetäjät toimittavat lomakkeet kyläyhdistykse rahastonhoitajalle jäsenluettelon ja maksujen seurantaa varten. Rahastonhoitaja hävittää lomakkeet kauden päätteeksi.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Vuoden 2018 kesätoimintaan osallistuvan nuoren työsopimustiedot on luovutettu Osuuspankille, palkka-avustushakemusta varten.

Kalakukko ry:ltä haettua avustusta varten vuoden 2017 toimintaan, piti heille luovuttaa osallistuvien nuorten työsopimukset sekä kirjanpitomme pääkirja, jossa oli toimintaan osallistujien lasten nimet.

Kesätoimintaan osallistuneilta kerättiin sairaus- ja allergiatiedot turvallisuuden vuoksi. Sekä syntymävuosi, koska toiminta oli rajattu tietyn ikäisille. Lisäksi vanhempien yhteystiedot.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansiin maihin, kansainvälisiin järjestöihin, EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja ei käsitellä internetissä eikä sosiaalisessa mediassa.

Tiedot kerätään tiliotteista ja tallennetaan ainoastaan erilliseen excel-taulukkoon jäsenrekisteriksi. Rekisterin tiedot säilytetään kalenterivuoden ajan, jonka jälkeen tiedosto hävitetään ja paperiset osallistujaluettelot poltetaan. Tiliotteet säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan.

Tiliotteet ja jäsenrekisteritaulukko ovat tallennettu kyläyhdistyksen pilvipalveluun, jonne vain kyläyhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden omaavilla jäsenillä on pääsy henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla (puheenjohtajat, sihteeri ja rahastonhoitaja).

Harrastuksiin osallistujista kasataan paperinen nimilista, osallistujamäärän seuraamisen vuoksi. Lista kulkee aina ryhmän vetäjän mukana. Sen käsittely on rajattu vain ryhmän vetäjille. Osallistujaluettelot toimitetaan rahastonhoitajalle toimintakauden päätyttyä hävitettäväksi.

Kyläyhdistys ei käytä siirrettäviä tietovälineitä, kuten muistitikkuja jäsenrekisteritietojen säilyttämiseen.

Yksityishenkilöllä on oikeus pyytää ja nähdä omat tietonsa. Vain rekisterin pitäjä voi luovuttaa tiedot tunnistetulle henkilölle.

Muut henkilötietojen ja muiden aineistojen, kuten valokuvien käsittelyt

Kyläyhdistyksen toiminnassa työsuhteessa olevien työsopimukset ja henkilötiedot säilytetään suojatussa ja rajatussa pilvipalvelussamme, jonne vain kyläyhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden omaavilla jäsenillä on pääsy henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla (puheenjohtajat, sihteeri ja rahastonhoitaja).

Toiminnan vaatiessa erillisiä henkilötietoja, perustamme rajatun kansion pilvipalveluumme, minne vain kyseessä olevasta toiminnasta vastaava henkilö pääsee.